Hoofdstuk 1 · bij de paddenstoelen
Wie verantwoordelijk is voor je gegevens
In het kort
Freek van Rheede van De Groene Rheede bepaalt wat er met je gegevens gebeurt. Vragen stel je aan hem.
Freek van Rheede, handelend onder de naam De Groene Rheede, is verantwoordelijk voor wat er met je persoonsgegevens gebeurt. In de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke. In deze verklaring staat "ik" voor Freek van Rheede.
- Naam
- Freek van Rheede, De Groene Rheede (eenmanszaak)
- Adres
- Bernulfusstraat 42, 3817 BL Amersfoort
- KvK-nummer
- 71459146
- E-mail en telefoon
- info@degroenerheede.nl · 06 25 36 14 10
Een functionaris voor gegevensbescherming heb ik niet. Voor een bedrijf als het mijne is dat niet verplicht.
Hoofdstuk 2 · bij de klimop
Wat ik niet doe
In het kort
Geen reclame, geen verkoop van gegevens en geen volgcookies.
- Ik verkoop je gegevens niet en gebruik ze niet voor reclame.
- De website volgt je niet. Er zijn geen cookies, geen advertenties en geen Google Analytics. Ik tel wel anoniem hoeveel mensen welke pagina bekijken, met een programma op mijn eigen server.
- Ik neem geen besluiten over je die alleen een computer maakt.
- Ik vraag niet naar gevoelige gegevens, zoals je gezondheid of geloof. Heb ik ze niet nodig, dan vraag ik er ook niet om.
Hoofdstuk 3 · bij het gat in de stam
Welke gegevens ik gebruik en waarom
In het kort
Ik gebruik je gegevens voor contact, offertes, het werk zelf en de facturen. Facturen bewaar ik 7 jaar omdat de Belastingdienst dat eist. De rest ruim ik eerder op.
Ik gebruik alleen gegevens die ik nodig heb. Per doel lees je hieronder welke gegevens dat zijn, op welke grond uit de AVG (artikel 6) dat mag en hoe lang ik ze bewaar.
Als je de website bezoekt
Ik gebruik deze gegevens niet om je te volgen of een profiel van je te maken. Lettertypes, foto's en video komen van de eigen server, niet van andere bedrijven. Wat je in de borderplanner kiest, staat alleen in het webadres van de pagina in je eigen browser. Ik bewaar het niet.
Om te zien welke pagina's gelezen worden, tel ik bezoeken met Umami. Dat programma draait op mijn eigen server en wordt via dit webadres geladen, dus niet via een ander bedrijf. Het telt de pagina, waar je vandaan kwam, je land en het soort browser en apparaat. Het zet geen cookies, bewaart je IP-adres niet en volgt je niet op andere websites.
- Welke gegevens
- Je IP-adres, het soort browser en apparaat, welke pagina je opvraagt en wanneer.
- Waarom dat mag
- Gerechtvaardigd belang: de website moet werken en beveiligd zijn tegen misbruik en storingen, en ik wil weten welke pagina's gelezen worden.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Alleen in de logbestanden van de server en van Cloudflare, zo kort als nodig. [CONTROLEREN: hoe lang bewaren de Coolify-server en Cloudflare deze logs?] De anonieme tellingen van Umami bewaar ik [CONTROLEREN: hoe lang bewaart Umami de tellingen (nu geen einddatum)?]
Als je contact opneemt
Wat je in het contactformulier invult, slaat de website niet op. Als je op verzenden drukt, gaat je bericht als één mail naar mijn mailbox, verstuurd via Resend (zie hoofdstuk 5). Als ik die mail beantwoord, gaat mijn antwoord naar het e-mailadres dat je hebt ingevuld.
Om te voorkomen dat iemand het formulier gebruikt om massaal berichten te sturen, onthoudt de server je IP-adres ten hoogste 10 minuten in zijn werkgeheugen. Het wordt niet opgeslagen en niet aan je bericht gekoppeld. Het formulier gebruikt geen cookies en geen diensten van andere bedrijven om spam te herkennen.
- Welke gegevens
- Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel je adres, en wat je mij schrijft of vertelt, zoals foto's van je tuin. Via het contactformulier op de website zijn dat je naam, je e-mailadres, je bericht en waar het over gaat. Je telefoonnummer, de plaats of het adres van je tuin en je voorkeur voor een dag of dagdeel vul je alleen in als je dat wilt.
- Waarom dat mag
- Je vraagt zelf om informatie, een afspraak of een offerte. Ik heb je gegevens nodig om daarop te reageren (stappen voor een overeenkomst). Het tegenhouden van spam via het formulier doe ik op grond van gerechtvaardigd belang: zonder die bescherming zou het formulier onbruikbaar worden.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Komt er geen opdracht van, dan verwijder ik je gegevens uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Dat geldt ook voor de mail met je bericht uit het contactformulier in mijn mailbox. De dienst die die mail verstuurt, houdt een logboek bij. [CONTROLEREN: hoe lang bewaart Resend de verzendlogs?]
Voor de offerte en het werk
- Welke gegevens
- Je naam, adres (en het adres van de tuin als dat anders is), e-mailadres, telefoonnummer en contactpersoon. Bij bedrijven ook de bedrijfsnaam, het KvK-nummer en het btw-nummer. Verder de afspraken, de planning, notities over de tuin, zoals grond, licht en wensen, en foto's van de situatie.
- Waarom dat mag
- Uitvoering van de overeenkomst: zonder deze gegevens kan ik geen offerte maken, het werk niet plannen en geen garantie geven.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Zolang de opdracht en de garantie lopen. Een offerte zonder opdracht verwijder ik na 12 maanden. Notities, planning en foto's verwijder ik uiterlijk 2 jaar na de laatste klus. Wat bij de administratie hoort, bewaar ik 7 jaar (zie hieronder). [CONTROLEREN: het dashboard archiveert klanten maar verwijdert ze nog niet automatisch; opruimen na de termijn regelen]
Voor facturen en de administratie
- Welke gegevens
- Je naam, adres, bij bedrijven het btw-nummer, wat er is gefactureerd, de bedragen, wanneer je betaalde en het rekeningnummer waarvan je betaalde.
- Waarom dat mag
- Wettelijke plicht: de Belastingdienst verplicht mij de administratie te bewaren.
- Hoe lang ik ze bewaar
- 7 jaar, zo lang als de fiscale bewaarplicht duurt. Daarna verwijder ik de gegevens.
Als je online betaalt
- Welke gegevens
- Je naam, het bedrag, de betaalmethode en het rekeningnummer waarmee je betaalt. Gegevens van je bankpas of creditcard vul je in bij Mollie; die zie ik niet.
- Waarom dat mag
- Uitvoering van de overeenkomst: je wilt de factuur online betalen.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Als onderdeel van de administratie 7 jaar. Mollie bewaart ook zelf gegevens, onder meer omdat de wet dat van betaalbedrijven vraagt. Daarvoor geldt de privacyverklaring van Mollie.
Als ik je offertes en facturen mail
- Welke gegevens
- Je naam, je e-mailadres en de offerte of factuur als bijlage.
- Waarom dat mag
- Uitvoering van de overeenkomst.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Mails bewaar ik net zo lang als de opdracht waar ze bij horen. De dienst die de mail verstuurt, houdt een logboek bij. [CONTROLEREN: hoe lang bewaart Resend de verzendlogs?]
Als ik foto's van je tuin laat zien
- Welke gegevens
- Foto's van je tuin, zonder herkenbare mensen, huisnummers of kentekens.
- Waarom dat mag
- Toestemming: ik laat een foto alleen op de website of social media zien als jij dat vooraf goed vindt. Je kunt die toestemming altijd intrekken.
- Hoe lang ik ze bewaar
- Tot je je toestemming intrekt. Daarna haal ik de foto zo snel mogelijk weg.
Hoofdstuk 4 · bij de eekhoorn
Cookies en opslag in je browser
In het kort
De website plaatst geen cookies bij bezoekers. Daarom zie je ook geen cookiemelding.
De website zet geen cookies op je computer of telefoon. Er is dus ook geen cookiemelding nodig. Wel bewaart de site één technisch vlaggetje in de sessieopslag van je browser, zodat de openingsanimatie maar één keer speelt. Daar staan geen persoonsgegevens in, en het wordt meteen weer gewist.
Het beheergedeelte achter de inlog gebruikt een inlogcookie. Dat is alleen voor mij; bezoekers krijgen het niet.
Cloudflare kan een functionele cookie plaatsen om aanvallen en bots tegen te houden. Zo'n cookie volgt je niet. [CONTROLEREN: zet Cloudflare hier een cookie zoals __cf_bm (bot-bescherming aan of uit)?]
Hoofdstuk 5 · bij het nestje
Wie je gegevens nog meer ziet
In het kort
Een paar bedrijven helpen mij: met de server, de mail, de beveiliging van de website en betalingen. Ze mogen je gegevens alleen voor mij gebruiken.
Voor een deel van het werk gebruik ik andere bedrijven. Zij verwerken gegevens in mijn opdracht en mogen ze niet voor iets anders gebruiken. Met elk van hen heb ik daarover afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst. [CONTROLEREN: zijn met alle partijen hieronder verwerkersovereenkomsten gesloten of geaccepteerd?]
[CONTROLEREN: hostingpartij van de VPS, bijvoorbeeld TransIP]
Host de server waarop de website, het klantenbestand en de dagelijkse back-up staan.
Waar: [CONTROLEREN: Nederland?]
Martijn Cornet (CORN@)
Heeft de website en het klantenbestand gebouwd en beheert de server. Kan bij onderhoud en storingen bij de gegevens.
Waar: Nederland
Cloudflare, Inc.
Regelt het domein (DNS) en beschermt het verkeer naar de website tegen aanvallen.
Waar: Verenigde Staten, met servers over de hele wereld (zie hoofdstuk 6)
Migadu-Mail GmbH
Host mijn mailbox. Mails die je mij stuurt en mails van mij aan jou staan daar.
Waar: Zwitserland, servers in Frankrijk [CONTROLEREN: serverlocatie Migadu]
Resend
Verstuurt de berichten uit het contactformulier op de website naar mijn mailbox. Verstuurt ook offertes en facturen per mail vanuit mijn administratie, als die functie aanstaat.
Waar: Verenigde Staten (zie hoofdstuk 6)
Mollie B.V.
Verwerkt online betalingen, als je een factuur online betaalt.
Waar: Nederland
[INVULLEN: naam boekhouder, of deze regel weghalen]
Mijn boekhouder. Krijgt facturen en betalingen om de administratie en belastingaangifte te doen.
Waar: Nederland
Verder geef ik je gegevens alleen aan anderen als de wet mij dat verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Hoofdstuk 6 · bij de merel
Gegevens buiten Europa
In het kort
Twee helpers zijn Amerikaanse bedrijven. Daarvoor gelden extra afspraken, zodat je gegevens daar net zo goed beschermd zijn.
De meeste gegevens blijven in Europa. Cloudflare en Resend zijn Amerikaanse bedrijven, dus gegevens kunnen in de Verenigde Staten terechtkomen. Beide bedrijven zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Voor doorgifte naar bedrijven met die certificering heeft de Europese Commissie besloten dat de bescherming voldoende is. Daarnaast gebruiken ze de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. [CONTROLEREN: certificering van Cloudflare en Resend actueel op dataprivacyframework.gov]
Resend verstuurt mail vanuit Europa als dat zo is ingesteld. Accountgegevens en verzendlogs staan in de Verenigde Staten. [CONTROLEREN: verzendregio EU (Ierland) ingesteld bij Resend?]
Migadu is een Zwitsers bedrijf. Voor Zwitserland heeft de Europese Commissie vastgesteld dat de bescherming van persoonsgegevens voldoende is.
Hoofdstuk 7 · bij de specht
Hoe ik je gegevens beveilig
In het kort
Versleutelde verbindingen, een klantenbestand achter een inlog en elke dag een back-up.
- De verbinding met de website is altijd versleuteld (https).
- Het klantenbestand zit achter een inlog, en niemand kan zelf een account aanmaken.
- De website laadt geen scripts van andere bedrijven.
- De database is niet rechtstreeks vanaf internet bereikbaar. [CONTROLEREN: database alleen intern bereikbaar in Coolify?]
- Er wordt elke dag een back-up gemaakt. [CONTROLEREN: staat de back-up versleuteld en ook op een tweede plek?]
Gaat er toch iets mis met je gegevens, een datalek, dan meld ik dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt. Is het risico voor jou groot, dan laat ik het jou ook weten.
Hoofdstuk 8 · bij de citroenvlinder
Jouw rechten
In het kort
Je mag altijd vragen welke gegevens ik van je heb, en ze laten aanpassen of verwijderen. Mail me en je hoort binnen een maand van me.
Je hebt volgens de AVG deze rechten:
- inzien welke gegevens ik van je heb;
- gegevens laten verbeteren als ze niet kloppen;
- gegevens laten verwijderen;
- vragen of ik tijdelijk minder met je gegevens doe (beperking);
- je gegevens krijgen in een bestand dat je aan een ander kunt geven (overdraagbaarheid);
- bezwaar maken als ik je gegevens gebruik op grond van mijn gerechtvaardigd belang;
- toestemming intrekken die je eerder gaf, bijvoorbeeld voor foto's van je tuin.
Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@degroenerheede.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laat ik je dan binnen die eerste maand weten.
Ik controleer eerst of het verzoek echt van jou komt, bijvoorbeeld door je te bellen of terug te mailen. Een kopie van je paspoort vraag ik niet.
Gegevens die ik volgens de wet moet bewaren, zoals facturen, kan ik pas verwijderen als de bewaartermijn voorbij is.
Hoofdstuk 9 · tussen de eikels
Een klacht indienen
In het kort
Ben je het niet eens met hoe ik met je gegevens omga, zeg het me dan. Je mag ook klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Heb je een klacht over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Hoofdstuk 10 · tussen de bladeren
Als deze verklaring verandert
In het kort
Verandert er iets, dan pas ik deze pagina aan. Bovenaan zie je altijd de versie en de datum.
Gaat er iets veranderen in hoe ik met gegevens omga, dan pas ik deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd welke versie het is en wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt. Bij grote veranderingen laat ik het mijn klanten weten.